Cartas descriptivas de los procesos
Los procesos ante el Notario según el Dcto/Ley 960 de 1970 Artículo 3°:
1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
3. Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
4. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
5. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
6. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
7. Expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
8. Dar testimonio escrito con fines jurídico – probatorio de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
9. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
10. Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
11. Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritas en la Ley.
12. Presentar oportunamente los diferentes informes requeridos.
13. Asegurar el recaudo y consignación oportuna de impuestos y retefuente.
14. Las demás funciones que les señalen las leyes
La Escrituración
- Elaborar las minutas de las escrituras.
- Realizar el control de legalidad y verificación de cumplimiento de todos los requisitos previos a la firma de las escrituras, especialmente en lo relacionado con los certificados de paz y salvo, prueba de la representación y demás documentos necesarios para la autorización de cada una de las escrituras e informar al Notario, de las deficiencias, omisiones e irregularidades que advierta.
- Archivar las escrituras, previa verificación de estar completos todos los soportes y comprobantes fiscales y prueba de la representación legal de los intervinientes.
- Cargar, firmar y subir los poderes a la plataforma del VUR.
- Enviar informes sobre operaciones sospechosas de lavado de activos y operaciones notariales.
- Realizar protocolo de cierre de los Tomos o notas de clausura antes del empaste.
- Realizar certificados para otras notarias.
- Expedir certificados de cancelación de hipoteca.
- Solicitudes de concepto para divorcio al ICBF y de la DIAN para las sucesiones.
- Realizar Edictos sobre matrimonios, sucesiones y constitución de patrimonio.
- Elaborar las notas marginales de expedición de copias, cancelación de gravámenes, escrituras de aclaración y modificación de escrituras, y tramitar la firma de las mismas por el Notario.
- Realizar seguimiento al reparto de escrituras en la Oficina de registro..
- Administrar el correo institucional.
- Colaborar con los Auxiliares Administrativos de Autenticación, foliación, copias y declaraciones.
Registro civil, declaraciones, biometrías y otros
- Prestar diariamente atención al público en lo relativo al Registro Civil, autenticaciones, biométrico y Declaraciones.
- Contribuir al control de legalidad y verificación de cumplimiento de todos los requisitos previos a la firma del Notario en actas de autenticación, declaraciones, informes, escrituras y demás documentos o certificados que sean gestionados en la Notaría.
- Realizar las notas marginales en los libros correspondientes.
- Llevar el archivo correspondiente a la gestión adelantada.
- preparar y enviar de manera oportuna los informes a la Registraduría Municipal y Nacional; a los Coordinadores, al ICBF y los que sean requeridos para la buena gestión de la Notaría.